Do jakých kanceláří se chceme vracet?

Týmy, které před pandemií nedokázaly fungovat bezpapírově a na dálku, např. finance, jsou dnes často v digitalizaci práce tak daleko, že jejich zaměstnancům stačí jít do kanceláře jeden den v týdnu. "Home office se zásadně projeví na funkci kanceláří, které budou důležité pro udržení spojení lidí s firemní kulturou a její komunitou," říká Jana Vlková, ředitelka Workplace Advisory. Chceme chodit do kanceláře za pozitivním zážitkem a emocí." "Nudné řady stolů", které nepodporují kreativitu, jsou, doufejme, minulostí.

Velké téma je zavedení sdílení pracovních míst. Firmy často zapomínají, že nelze jen zredukovat počet stolů a zavést rotaci zaměstnanců. Zrušená místa mají být nahrazena doplňkovými prostory jako malé multifunkční zasedačky, zóny pro soustředěnou práci, telefonní budky, úpravou vybavení a velikosti neformálních prostor - kuchyně apod. Výsledkem je podobná plocha kanceláří jako před změnou, jen jinak uspořádaná. Očekávaná redukce plochy se zavedením sdílení stolů vychází dobře u velkých firem, kde je optimalizace plochy poměrově větší než těch u menších a středních.

Change management: změnu ano, ale s citem

Často se zapomíná, že lidé jsou v podstatě rok mimo kancelář, kam téměř denně přicházeli mezi důvěrně známé kolegy, na stejné místo, které možná nebylo vždy skvěle vybavené, ale bylo jistotou, na kterou se dalo spolehnout. Po dlouhé době změn a restrikcí se budou vracet někam, kde mají pracovat jiným stylem, s jinou technologií, možná sedět každý den vedle někoho jiného. To je pro řadu lidí zásah do jejich nastavení. S plánovanou změnou je tedy nutné intenzivně pracovat ještě před návratem. Je to velký úkol pro personální oddělení.

Jak řešíme firmám přebytek míst?

Existuje několik možností, jak s volnými prostory naložit. Lze je nabídnout ke krátkodobému podnájmu, což se často děje, a tím získat čas a finance pro nové nastavení strategie. Současně se firma nezbaví pronajatých kanceláří pro případ, že se v budoucnu rozhodne jinak. Pokud končí nájemní smlouva, můžeme samozřejmě projednat vrácení části prostor a ponechání si pouze potřebné plochy.

Dalším řešením je vytvoření malého co-workingu, v němž najdou místo jednotlivci, studenti, či partneři firmy, kteří nemají problém se sdílením ploch a hledají krátkodobou flexibilitu.

V návrzích kanceláří se klade větší důraz na techniku. "Firmy chtějí zlepšit své virtuální schůzky: interaktivní kamery a obrazovky doplněné kvalitním audio přenosem jsou základem dobře vybavené zasedačky," říká Lukáš Litera, ředitel oddělení Building Consultancy. "Někteří nájemci využívají období restrikcí k rekonstrukci, kdy jsou prostory využité minimálně. To nám jako stavební firmě jednoznačně ulehčilo realizaci, dá se pracovat bez omezení," doplňuje Ondřej Slavík, ředitel týmu Design & Build.

Reality 3/2021

Stáhněte si přílohu v PDF

One-stop-shop

Workplace Advisory (WPA) pomáhá definovat skutečnou potřebu plochy, ale nejen to. Součástí této analýzy je pomoc s definicí celého pracovního prostředí podporujícího agilní práci, vybavení technologiemi, nastavení procesů jako pravidla vzdálené práce nebo sdílení míst. Pomáháme vytvořit firemní kulturu, která je výsledkem této změny. V návaznosti na ni tým Office Agency dokáže představu klienta uvést do reality. Na základě strategických parametrů vyhledá OA vhodnou budovu a kancelář. "Ať jde o stávající prostory, nebo zcela nové, naším úkolem je zajistit co nejlepší nájemní podmínky a s tím spojené incentivy," říká Petr Žalský, ředitel OA. "Pokud je to možné, dojednáme snížení nájemného a flexibilitu vztahu − možnost vypovědět smlouvu, redukovat či zvětšit pronajatou plochu."

Koncepce WPA naviguje tvorbu kancelářského designu, který zajistí tým Design & Build. Architekti zpracují architektonickou studii, projektovou dokumentaci, případně vyřeší povolovací procesy. Následně naše stavební firma prostory zrealizuje. Stavební práce koordinuje tým Building Consultancy. Dohlíží na to, že jsou splněny dílčí termíny harmonogramu, kontroluje kvalitu prací a to, že sjednané ceny odpovídají cenám obvyklým na trhu.

Článek byl publikován v magazín Reality v HN dne 17. března 2021