Jak řídit vztahy s dodavateli? Pomůže kvalitní ERP

Řízení vztahů s dodavateli spadá do širší oblasti řízení dodavatelského řetězce, které každý podnik potřebuje ke svému fungování. Jeho smyslem je dosažení lepších obchodních výsledků. Optimalizaci vztahů s dodavateli v různých odvětvích dnes firmám usnadňují kvalitní systémy pro plánování podnikových zdrojů (ERP), například QAD.

Problémy se zásobováním v důsledku geopolitické situace, nedostatku čipů, přehlcení přístavů a dalších negativních vlivů v dodavatelských řetězcích nutnost efektivní řízení vztahů s dodavateli ještě zvýraznily. Systematický přístup k hodnocení dodavatelů, s nimiž podnik spolupracuje a kteří mu dodávají zboží, materiály a služby, označovaný také zkratkou SRM (Supplier Relationship Management), vyžaduje posouzení hodnoty a přínosu každého dodavatele z hlediska úspěchu firmy. K tomu se často používá hodnoticí karta neboli scorecard. Pojem „řízení vztahů s dodavateli“ poprvé použil už v 80. letech Peter Kraljič, tehdejší ředitel společnosti McKinsey & Company, který navrhl segmentaci dodavatelské základny a její zmapování z hlediska rizik a ziskovosti. Od té doby se řízení vztahů s dodavateli díky technologiím a změnám v podnikatelské sféře průběžně vyvíjí, jeho hlavním cílem však zůstává určit, jestli strategičtí dodavatelé firmě pomáhají dosáhnout jejích obchodních cílů, a podle potřeby pak zefektivnit dodavatelský proces.

Podle Brenta Dawkinse ze společnosti QAD, která poskytuje software pro plánování podnikových zdrojů (ERP) a související podnikový software výrobním společnostem, se manažeři SRM bohužel dopouštějí různých chyb, které komplikují řízení vztahů s dodavateli nebo snižují jeho přínos. Mezi nejčastější problémy v řízení vztahů s dodavateli patří vnímání SRM primárně jako prostředku ke snižování nákladů, a nikoliv jako cesty k budování oboustranně výhodných vztahů. „Firmy často podceňují diverzitu dodavatelů, kvůli obavám z možného přerušení dodávek skladují nadbytečné zásoby, jejich procesy získávání dodavatelů bývají nekonzistentní a disponují omezenou možností přesně sledovat nákupní objednávky, odeslání a příjem zboží a faktury,“ vypočítává Dawkins. Nekvalitní správa dokumentů a z ní vyplývající chyby při zpracování vedou ke zpomalení cyklů a výsledkem neefektivních nákupních postupů jsou neproduktivní vztahy s dodavateli. Prostředí, kde nákupčí musí spoustu času trávit „hašením požárů“ a řešením náhlých problémů v zásobování, efektivitě a vzájemným vztahům rovněž nepomáhá.

Spolehliví a výkonní dodavatelé

Pro zajištění oboustranně hodnotného a trvalého vztahu musí manažer SRM neustále hledat způsoby, jak tento vztah zúročit a jak posílit hodnotový řetězec podniku jako celek. K rozvoji a posilování vztahů je nutné zjistit, kteří dodavatelé jsou pro firmu životně důležití a kteří nikoliv. „Čím cennější pro vás dodavatel je, tím více se musíte snažit o oboustrannou výhodnost vzájemného vztahu. Klíčovou součást SRM představuje řízení rizik. Aby bylo možné posoudit hodnotu každého dodavatele ve světle potenciálních rizik, je nutné zvážit mimo jiné jeho výsledky, kvalitu, dodržování předpisů, etické standardy a geografické překážky,“ vysvětluje Dawkins. 

Prvním krokem efektivního řízení vztahů s dodavateli je segmentace dodavatelské základny. Na základě svých cílů si firma určí vhodné kategorie pro jejich hodnocení. Tyto kategorie mohou být specifické pro každý podnik nebo odvětví, nicméně běžně se používají faktory jako množství, kvalita, lokalita a cena. „Díky schopnosti hodnotit každého dodavatele podle faktorů ovlivňujících váš úspěch získáte přehled o celkové hodnotě každého dodavatele a o tom, jakou pro daný vztah zvolit strategii a jak ho optimalizovat. Musíte si ujasnit, kteří dodavatelé jsou pro váš obchodní úspěch nejdůležitější,“ dodává Dawkins z QAD. 

Následně je nutné u každého dodavatele definovat strategii, která zajistí trvalou efektivitu daného vztahu. Není vhodné všechny segmenty a všechny dodavatele řídit stejným způsobem, investice do každého z nich se může lišit. Manažeři SRM musí zavést strategii, jejímž výsledkem bude oboustranně výhodný vztah. Výsledky dodavatele i úspěšnost strategie je potřeba průběžně vyhodnocovat pomocí ukazatelů výkonnosti (KPI) a konkrétních měřítek úspěšnosti. 

Výhody plynoucí z řízení vztahů s dodavateli

Řízení vztahů s dodavateli přináší mnoho výhod, které přispívají k lepší kondici firmy. Mezi ty nejdůležitější patří snížení nákladů: Vytvoření a udržování efektivní strategie, která bude přínosná pro obě strany dodavatelského vztahu, jednoznačně povede k úsporám nákladů, lepší včasnosti dodávek, k menšímu počtu problémů s kvalitou a dostupností a podobně. „Kvalitní a zdravý vztah s dodavatelem vám otevírá cestu k tomu, abyste společnými silami minimalizovali ceny komodit, a to například stanovením fixních cen za delší smluvní období. Omezení cenových výkyvů posiluje důvěru na straně spotřebitelů,“ upozorňuje Dawkins. 

Stejně jako u jiných vztahů i v případě dodavatelů platí, že kvalitní vztah vede k lepší komunikaci, porozumění a schopnosti spolupracovat na dosažení co nejlepšího výsledku pro obě strany. Pokud svému dodavateli důvěřujete, můžete ho pověřit například řízením skladových zásob, některými činnosti v rámci péče o zákazníky nebo jinými časově náročnými aktivitami.

Kvalitní spolupráce s dodavatelem firmě umožní lépe pochopit, co druhá strana potřebuje k efektivnímu fungování. „Výsledkem může být také snížení počtu nezbytných dodavatelů, což v konečném důsledku posílí vaši nákupní pozici,“ říká Dawkins. Zpětná vazba plynoucí ze spolupráce odběratele a dodavatele umožňuje průběžně optimalizovat faktory, které zvyšují spokojenost a ziskovost obou stran.

ERP systémy dnes ve většině firem automaticky shromažďují a zpracovávají údaje o dodavatelích na jednom centrálním místě, díky čemuž mají manažeři lepší přehled o klíčových ukazatelích výkonnosti (KPI) a mohou o dodavatelích rozhodovat strategičtějším způsobem. „Jednotlivá ERP řešení se však mohou lišit v důrazu na systematické zlepšování všech součástí řízení dodavatelského řetězce včetně řízení vztahů s dodavateli,“ upozorňuje Dawkins. Firmy by proto podle něho neměly při výběru ERP na tuto oblast zapomínat. ERP řešení od společnosti QAD, zastoupená v Česku a na Slovensku společností Minerva, jsou vytvořena s důrazem na zlepšení všech součástí řízení dodavatelského řetězce včetně řízení vztahů s dodavateli.

Článek vznikl ve spolupráci se společností Minerva.

Text nevyjadřuje názor redakce.